Privacybeleid

PROTOCOL PRIVACYBELEID

van de Vereniging Vespa Club Groningen.

Onderstaand is de korte versie van het Protocol Privacybeleid. Middels deze link download u het
PROTOCOL PRIVACYBELEID uitgebreid 26 11 2018.

In dit protocol privacybeleid staat beschreven hoe onze vereniging, Vespa Club Groningen, persoonsgebonden
gegevens registreert, verwerkt en bewaart. Het beleid omvat alle on- en offlinesystemen
waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle tot de vereniging
behorende onderdelen, functies, commissies en werkgroepen.

Onze vereniging is niet gehouden een functionaris voor de gegevensbescherming aan te stellen,
omdat de vereniging niet op grote schaal individuen volgt of bestanden houdt die bijzondere persoonsgegevens
bevatten.

De vereniging gaat slechts tot het verwerken van gegevens over na verkregen toestemming van
het lid, welke toestemming ook stilzwijgend kan worden verkregen. Het lid geeft door aanmelding
toestemming tot het vastleggen van zijn persoons- en voertuiggegevens.
De vereniging stelt zich tot taak de persoons- en voertuiggegevens juist en nauwkeurig bij te houden
en te beschermen tegen inbreuken en misbruik.

Het is de verantwoordelijkheid van de vereniging om de gegevens te beveiligen en datalekken, die
schade veroorzaken voor een lid aan de Autoriteit Persoonsgegevens, Bezuidenhoutseweg 30 te
2594 AV Den Haag te melden.

De vereniging heeft kennis van het feit dat bepaalde feiten die te herleiden zijn tot een persoon niet
verwerkt mogen worden, zoals sexe, huidskleur, hobby, religie enz.

De vereniging verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen:
• Ledenadministratie
• Website
• Boekhoudsysteem
• Periodiek uit te geven clubblad

De systemen worden deels gehost op servers van derden, die er zorg voor dragen dat die systemen
in voldoende mate beveiligd zijn. De applicaties van de vereniging worden gebruikt door
individuele leden in alle lagen van de vereniging.

De website op www.vespaclubgroningen.nl is het informatie en nieuwsportaal van de vereniging.
Het doel is de leden en belangstellenden te voorzien van informatie over de vereniging en de voertuigen
van de leden. Deze informatie is openbaar toegankelijk en door middel van een wachtwoord
en code kan gepersonaliseerde informatie worden aangeboden. Ook kunnen personen zich middels
een inschrijfformulier op deze website aanmelden als (duo)lid of donateur.

Voor een verenigingsevenement kunnen de organisatoren van dat evenement zo nodig het ledenbestand
van de vereniging gebruiken alleen voor het doel, waarvoor zij deze gegevens hebben
verkregen.

Wijzigingen kunnen doorgegeven worden aan de vereniging of een lid, dat daartoe is aangewezen.
Op de website van de vereniging faciliteert de vereniging een forum in een online projectomgeving
om gegevens en ervaringen van leden met hun voertuigen in de ruimste zin van het woord uit te
wisselen, die alleen toegankelijk is voor leden. De website houdt het aantal bezoekers en leden bij.
Op de website van de vereniging is rechtenvrij een online beeldbank met foto’s die rechtenvrij te
gebruiken zijn met bronvermelding. Een lid kan bezwaar maken tegen zijn afbeelding in persoon
in deze beeldbank. Zijn foto’s zullen op verzoek verwijderd worden.

Voor onderzoeksdoeleinden worden ledenbestanden ook na het beëindigen van het lidmaatschap
van de vereniging niet verwijderd. Een lid kan zich afmelden voor de handhaving van zijn persoonsgegevens,
bij beëindiging van zijn lidmaatschap en ook tijdens zijn lidmaatschap. Voor facturatie
van lidmaatschapsgelden dient het lid immer zijn gegevens te verstrekken.

Voor onderzoeken kan het zijn dat onder andere postcodegebieden en leeftijd van de leden verwerkt
worden. De resultaten van dat onderzoek zullen nimmer herleidbaar zijn tot individuele leden.
De financiële administratie verwerkt persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie
van de vereniging en de contributieverwerking.

De aan de vereniging gegeven persoonsgegevens zullen niet aan derden geleverd worden, zelfs
niet om niet, tenzij het in belang van de vereniging of de leden is en er toestemming is gegeven al
dan niet stilzwijgend. Evenmin worden de persoonsgegevens voor andere organisaties verwerkt.
Leden die bezwaar hebben tegen het gebruik van persoonsgegevens van de vereniging of het
ontvangen van e-mailberichten van de vereniging of onderdeel van de vereniging kunnen zich hiervoor
schriftelijk afmelden.

Een dergelijk bezwaar wordt niet gehonoreerd als het een bezwaar betreft over het toezenden van
serviceberichten, zoals bevestiging van de deelname aan een activiteit of een betalingsbevestiging.

Leden van de vereniging kunnen verzoeken om al hun persoonsgegevens te vernietigen na beëindigen
van hun lidmaatschap. Dit recht heeft de naam: ‘het recht om vergeten te worden’.